DIGITALO

La Gestione Documentale
semplice
per la tua azienda

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Cos’è Digitalo

Software per la digitalizzazione e archiviazione documentale
la soluzione per l’archiviazione digitale dei documenti aziendali, SEMPLICE e IMMEDIATA

Permette di sostituire i documenti aziendali che solitamente si stampano su carta e si archiviano in vario modo (quali ad esempio contratti, lettere, documenti, progetti, preventivi, offerte, ecc.) con una loro versione digitale ed archiviarli in un Data Center sicuro da dove facilmente recuperarli e condividerli.

I documenti aziendali gestiti possono essere sia i documenti prodotti dall’azienda (ciclo attivo), sia i documenti ricevuti in varie forme (ciclo passivo). In generale il ciclo attivo viene archiviato automaticamente (volendo anche grazie ad apposite interfacce tra DIGITALO ed i gestionali dell’azienda).

Il ciclo passivo si avvale di diverse forme di inserimento dei documenti, dalla scansione di quelli cartacei, al caricamento, anche massivo, di quelli elettronici. I documenti cosi prodotti/gestiti vengono inviati verso un processo di indicizzazione, gestione collaborativa e Conservazione a Norma.

Qualunque documento archiviato può essere messo in Conservazione a Norma, questo può avvenire in modo trasparente (automatico) oppure manualmente scegliendo di dare valore legale a determinati documenti in modo puntuale.

Tra i vantaggi immediati il risparmio di tempo, di risorse e materiali e la maggior sicurezza e controllo ottenibile sui vostri documenti aziendali, nel dettaglio:

Economia di Tempo e Risorse
Archiviazione immediata ed automatica del documento direttamente dal PC dove lo state creando.
Ricerca e recupero dei documenti molto più rapida e fruibile da ogni luogo in cui voi siate.
Invio o condivisione dei documenti in maniera semplice ed immediata.
Risparmio sui Materiali
Eliminazione di raccoglitori ed armadi, risparmiando spazio nei locali aziendali.
Risparmio su costo copia (carta, toner, cartucce inchiostro, acquisto/noleggio stampanti).
Riduzione dei rifiuti e minor spreco di carta (un minor abbattimento di alberi aiuta anche l’ambiente).
Aumento della Sicurezza
Archiviazione delocalizzata (nessun rischio di perdita dei documenti causa eventi accidentali o dolosi).
Documenti criptati e trasmessi in modalità protetta (https o VPN).
Accesso ai documenti ottenibile solo dalle persone autorizzate.
Controllo dello storico di utilizzo o delle modifiche effettuate sul documento.

Funzionalità di base

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Gestione anagrafica clienti/fornitori associabili ai documenti

Gestione utenti e relativi ruoli gerarchici per permessi di accesso o creazione documenti.

Gestione dipartimenti (comparti/sedi aziendali) con utenti supervisori

ii

Categorizzazione dei documenti e creazione illimitata di sottocategorie

Archiviazione immediata in cloud del documento, generato in PDF mediante driver di stampa dedicato

Criptazione documenti e loro trasmissione in Data Center in modalità sicura https o VPN

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Possibilità di conservazione sostitutiva decennale per i soli documenti che la necessitano.

ii

Gestione di collegamenti tra più documenti archiviati

UU

Associazione di metadati al documento, utili per la ricerca, quali

  • nome utente con data e ora di creazione
  • ragione sociale cliente/fornitore relativo
  • numero/protocollo e data documento
  • categoria e sottocategoria
  • campo descrittivo

oo

Rapido recupero del documento cercato mediante campi di ricerca e suddivisione in cartelle categorie e sottocategorie

Visualizzazione, download/upload, ristampa e condivisione dei documenti, permessi solo agli utenti con le necessarie autorizzazioni.

ii

Mantenimento dello storico del documento, con indicazione di chi ha eseguito operazioni con esso, quando e di che tipo